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国家档案局有关负责同志就《企业档案管理规定》答记者问

近日,国家档案局印发《企业档案管理规定》(以下简称《规定》),国家档案局有关负责同志就相关情况回答了记者提问。

问:请介绍一下《规定》出台的背景和意义。

答:企业档案是对国家、社会和企业自身具有保存价值的历史记录。企业档案工作是国家档案事业的重要组成部分,是维护企业和职工合法权益、服务企业和国家经济社会发展的一项重要工作,是服务党和国家工作大局的一项重要工作。原《规定》自2002年颁布实施以来,对加强企业档案工作,保障国家档案资源完整,服务改革开放和社会主义现代化建设发挥了积极作用。但随着我国经济社会快速发展,中国特色社会主义进入新时代,党和国家对档案事业发展提出了更高要求,《规定》已不能完全满足新时代企业档案工作的发展需要,亟待加以修订。

2021年7月6日,习近平总书记对新时代档案工作作出重要批示,提出“加强党对档案工作的领导”“贯彻实施好新修订的档案法”“推动档案事业创新发展”以及“四个好”“两个服务”的目标要求,为新时代档案事业发展提供了根本遵循,也为做好新时代企业档案工作指明了方向。2021年新修订的《中华人民共和国档案法》颁布实施,为我国档案事业现代化发展提供了坚实的法治保障。中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出要“做好新修订档案法配套法规、规章、行政规范性文件的立改废释工作”,《规定》作为档案法配套制度列入了修订计划。

为深入贯彻落实党中央决策部署和习近平总书记重要批示精神,贯彻实施好档案法和《“十四五”全国档案事业发展规划》,国家档案局深入调查研究,广泛征求意见,立足实践需要,坚持系统观念和问题导向,对《规定》进行了全面升级完善,提出了新形势下企业档案工作的新目标、新要求,将其从原来的规范性文件提升为部门规章,以国家档案局令的形式正式印发,是今后一段时期开展企业档案工作的重要准则。

《规定》的出台是运用法治手段应对新时代企业档案工作所面临的新情况、新问题的行动自觉,是强化档案法治精神、法治意识、法治思维的具体表现,是全面贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神的行动体现。《规定》的颁布实施,将有利于促进企业进一步完善档案工作体制机制,为档案工作营造良好发展环境和条件;有利于推动企业进一步加强档案工作制度体系和信息化建设,规范企业档案形成、收集、保管和利用工作;有利于进一步提升企业档案工作服务党和国家工作大局、服务人民群众的能力和水平,推动档案事业高质量发展。

问:《规定》主要在哪些方面作了调整和完善?

答:《规定》共十章七十七条,比原《规定》增加五十六条。调整和完善的主要内容体现在以下6个方面。

第一,坚持党管档案。习近平总书记指出,党政军民学,东南西北中,党是领导一切的。我国宪法规定,中国共产党领导是中国特色社会主义最本质的特征。档案法明确提出“坚持中国共产党对档案工作的领导”。《规定》明确了企业档案是反映党领导国家建设和国家治理的真实记录,是国家档案资源体系的重要组成部分;企业档案工作是企业不可缺少的基础性、支撑性工作,也是党的工作的一项重要基础性工作。《规定》在总则中明确坚持党对企业档案工作的领导,坚持党管档案工作原则,把党的领导贯彻落实到企业档案工作的全过程各方面,确保企业档案工作始终坚持正确的政治方向,忠实履行好档案工作为党管档、为国守史、为民服务的神圣职责。

第二,坚持问题导向。一直以来,企业档案工作存在一些问题,主要表现为:档案工作与企业主营业务融合不够紧密,档案工作容易被孤立或局限在某一方面,档案作用没有充分发挥;有的企业档案机构设置层级低、趋于边缘化,企业档案专职人员配备不足、专业性不强,档案工作发展后劲不足;企业不同程度存在归档范围不清晰、档案收集不完整、主体责任不明确、共享利用不方便,档案设施设备配备不足等现象,档案安全存在隐患。此外,不同性质、不同类型、不同规模、不同地区的企业档案工作存在发展不均衡的问题。比如,企业集团总部和所属单位档案工作力度存在层层衰减现象;又如,不少非国有企业档案工作缺乏档案主管部门针对性指导;再如,很多小微企业档案意识不强,存在没有开展档案工作或档案工作规范化程度不够等问题。《规定》坚持问题导向,充分考虑我国企业档案工作的实践基础,紧紧围绕企业档案工作中的焦点问题和短板弱项,着力解决实际问题。考虑到国有企业和非国有企业、企业总部和所属单位的不同特点,《规定》在条款设置时兼顾普适性与企业个性化需求的关系,将基本要求和标杆指引相结合,引领企业在符合自身实际的前提下全面提升档案工作水平。

第三,坚持科学实用。原《规定》主要为概括性、原则性条款,在当时国有企业改革、市场经济体制建立和加入世贸组织的背景下有利于企业积极灵活开展档案工作。新形势下,不少企业档案工作人员存在不同程度对档案形成、收集、整理、保管、利用等具体业务工作标准掌握不清晰、条款理解不到位等问题,客观上造成了企业档案管理弱化、企业档案工作水平不高等结果。《规定》以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,遵循档案法律法规中关于企业档案工作的规定和表述,注重运用最新档案学理论研究成果,并将行之有效的做法纳入《规定》内容,方便企业档案工作人员按图索骥,增加了条款的科学性和实用性。

第四,坚持与时俱进。当今世界,信息技术发展日新月异,中办、国办印发的《国家信息化发展战略纲要》要求将信息化贯穿我国现代化进程始终,加快释放信息化发展的巨大潜能,以信息化驱动现代化,加快建设网络强国。档案信息化是国家信息化、地区信息化、行业信息化和部门信息化的重要方面,是档案管理现代化的核心。随着信息时代的到来,传统载体档案数字化工作普遍开展,各项工作形成的电子数据、电子文件越来越多,档案工作从传统实体管理逐渐转向数字管理,企业档案管理的思路和方法需要与时俱进进行调整。《规定》明确了企业档案信息化建设的工作目标和思路,提出档案管理信息系统建设要求,规范电子文件归档和电子档案管理全流程,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保管和有效利用,以信息化为抓手,助力企业档案工作现代化转型。

第五,坚持守正创新。档案法增设了“监督检查”专章,健全了档案监督检查制度,明确了监督检查事项,完善了监督检查措施,确保档案工作在法治的轨道上规范运行。《规定》延续档案法的法治理念,健全企业档案工作监管制度,设置了“监督管理”专章。一方面明确了档案主管部门对企业的监督检查职责、事项、方式等,敦促企业严格执行档案法律法规,认真履行法定义务,守牢档案安全底线;另一方面明确了企业总部对所属单位的监督、指导义务,压实了企业总部的管理责任。同时,“监督管理”章节条款完善了对企业档案工作事中事后监管的举措,落实了党和国家一直以来坚持的企业“放管服”改革要求,将有助于提升监管的公平性、规范性和有效性。

第六,坚持安全底线。档案安全是档案工作的底线,很多企业档案蕴含了党的初心使命,记录着新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史,具有无可比拟、无可替代的独特价值,一旦在安全方面出了问题,将造成难以估量和无法弥补的损失。《规定》从维护国家安全和对人民负责的高度,明确企业应当加强档案保管、保护工作,配置满足档案管理需要的档案用房和设施设备,定期检查设施设备和档案安全保管状况;将档案工作应急处置要求纳入企业整体应急预案,定期组织演练,提高档案保障能力;企业委托档案服务的,应当严格审核受托方资质和能力,确保档案安全;企业档案管理过程中还应当落实保密管理、网络安全、数据安全等有关法律法规要求,进一步筑牢企业档案安全防线。

问:如何做好《规定》的贯彻实施工作?

答:《规定》内容具体,要求明确,具有很强的可实施性。为确保《规定》落到实处,国家档案局将积极做好政策解读、宣传和培训,通过有关媒体分专题详细介绍《规定》各部分内容核心要义,指导、督促各级档案主管部门落实《规定》要求,以《规定》实施为契机,切实推动企业档案工作高质量发展,为建设档案强国奠定坚实基础。各级档案主管部门要充分运用媒体、网络等多种渠道,切实加强对《规定》的转发、宣传、解读和引导,将《规定》的执行情况纳入监管范围,对存在违反《规定》行为的单位和个人,要及时予以纠正,情节严重的,要依法依规予以惩处。企业要及时组织本单位、本系统有关人员认真学习《规定》,积极引导大家准确理解和把握《规定》内容和要求,对本单位相关制度及标准规范进行“废、改、立”工作,有效提升档案工作规范化水平,使企业档案工作更好地服务于企业中心工作,充分发挥企业档案的价值作用。

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